Evidencia
Lo que llega al escritorio de quien firma
Seis secciones fijas, todos los meses, en el mismo orden. El contenido cambia; el índice no, y por eso un mes se puede comparar contra otro sin releerlo entero.
ISOadvance implementa y acompaña. No realiza auditorías de certificación ni decide certificaciones.
El índice
Las seis secciones
EJEMPLO ILUSTRATIVO · DATOS SIMULADOS — índice, no informe
Paquete mensual para dirección
Seis secciones fijas. El contenido cambia; el índice no.
1 · Estado del alcance
Qué cubre hoy el sistema, qué cambió en el período y qué quedó fuera con su justificación.
2 · Requisitos y cambios
Requisitos legales y de cliente aplicables, altas y bajas del período.
3 · Hallazgos y acciones
Hallazgos abiertos por clasificación, con responsable y fecha comprometida.
4 · Evidencia del período
Qué registros exigía el sistema, cuáles están y cuáles faltan.
5 · Decisiones requeridas
Lo que necesita decisión de dirección, con opciones y consecuencia de cada una.
6 · Preparación de auditoría
Qué mira la próxima auditoría, qué está listo y qué no. Sin pronóstico de resultado.
La sección 6 no pronostica el resultado de la auditoría. Dice qué va a mirar el auditor y qué está preparado para cuando lo mire; la decisión sigue siendo del organismo de certificación.
Por qué fijo
Tres razones para que el índice no cambie
La tentación de reordenar el informe según lo que conviene contar es real, y por eso el orden está decidido de antemano.
Para poder comparar meses
Si el índice cambia, no hay forma de ver si algo mejoró o empeoró. Un informe distinto cada mes obliga a releerlo entero para entender qué cambió.
Para que no se pueda esconder una sección mala
Un índice fijo obliga a llenar la sección de hallazgos incluso el mes en que conviene no hablar de hallazgos. Un índice flexible se acomoda solo.
Para que la dirección sepa dónde mirar
Quien tiene diez minutos va directo a la sección 5, decisiones requeridas. No debería tener que buscarla.
La sección 5
Así se ve una decisión requerida
Es la sección a la que va primero quien tiene diez minutos, y la única que le pide algo a la dirección.
EJEMPLO ILUSTRATIVO · DATOS SIMULADOS
Requiere decisión
Alcance de la nueva línea de producción
La organización incorporó una línea que no figura en el alcance declarado. El sistema no puede seguir operando como si no existiera, y la próxima auditoría la va a mirar.
Ampliar el alcance
Suma procesos, requisitos legales y evidencia. Cambia el tiempo de auditoría.
Excluir formalmente la línea
Queda fuera del sistema y hay que poder explicar la exclusión ante el auditor.
- Decide:
- Dirección de la organización
- Si no se decide:
- El hallazgo queda abierto y pasa al mes siguiente con la misma fecha vencida.
La sección 6
Preparación de auditoría no es pronóstico de auditoría
Dice qué va a mirar el auditor y qué está listo para cuando lo mire. No dice qué va a decidir.
Ningún informe nuestro afirma que un sistema va a pasar una auditoría. Esa decisión es del organismo de certificación, y anticiparla en un documento que después circula dentro de la organización crea una expectativa que nadie puede sostener.
El paquete se puede revisar antes de contratar
En el diagnóstico se muestra el formato completo y se acuerda qué secciones necesitan más detalle según quién lo va a leer.
ISOadvance implementa y acompaña. No realiza auditorías de certificación ni decide certificaciones.