Evidencia
Todas las piezas, con datos simulados
Cada pieza lleva su rótulo puesto: cuando esta página se recorta en capturas para una presentación, cada recorte sigue diciendo que la organización no existe.
ISOadvance implementa y acompaña. No realiza auditorías de certificación ni decide certificaciones.
1 · El mes
Tablero de operación mensual
EJEMPLO ILUSTRATIVO · DATOS SIMULADOS
Marzo (mes 7 de operación) · Industrias Ejemplo S.A. (organización ficticia)
- 01Cerrado
Requisitos y cambios del período
Revisión de requisitos legales aplicables y cambios de alcance declarados por la organización.
- Responsable:
- Dirección técnica ISOadvance
- ISOadvance
- Vence:
- día 5
- 02En curso
Acciones abiertas del período
Acciones correctivas y de mejora con responsable asignado y fecha comprometida.
- Responsable:
- Responsables de proceso
- Cliente
- Vence:
- día 20
- 03Pendiente
Evidencia del período
Registros que el sistema exige por frecuencia: cargados, verificados y archivados.
- Responsable:
- Operación ISOadvance
- Compartido
- Vence:
- día 25
- 04Requiere decisión
Revisión y cierre del mes
Reunión de revisión, acta y paquete para dirección. Lo que quedó abierto pasa al mes siguiente con fecha.
- Responsable:
- Dirección de la organización
- Cliente
- Vence:
- día 30
Los días de vencimiento son los del calendario acordado con cada organización, no un estándar del producto. Lo que no cierra en el mes pasa al siguiente con la fecha vencida a la vista, no se archiva.
2 · Los registros
Cola de evidencia del período
EJEMPLO ILUSTRATIVO · DATOS SIMULADOS
| Registro | Lo exige | Frecuencia | Responsable | Estado |
|---|---|---|---|---|
| Acta de revisión por la dirección | Revisión por la dirección | Anual | Dirección | Pendiente |
| Registro de capacitación del período | Competencia | Mensual | Recursos humanos | Cerrado |
| Calibración de instrumentos críticos | Recursos de seguimiento y medición | Semestral | Mantenimiento | En curso |
| Evaluación de proveedores críticos | Control de procesos y proveedores externos | Anual | Compras | Pendiente |
| Informe de auditoría interna del ciclo | Auditoría interna | Anual | Auditor interno designado | En curso |
La cola sale de los requisitos aplicables al alcance de cada organización: no es una lista de producto. Lo que no aplica no se pide, y lo que aplica no se puede omitir sin dejar constancia de por qué.
3 · El reparto
Matriz de responsabilidad
| Requisito | ISOadvance | La organización | Tercero independiente |
|---|---|---|---|
| Definir el alcance del sistema | Propone y documenta | Decide y aprueba | No interviene un tercero |
| Identificar requisitos legales aplicables | Releva y mantiene la lista | Confirma aplicabilidad y provee contexto | No interviene un tercero |
| Ejecutar los procesos del día a día | No participa | Ejecuta | No interviene un tercero |
| Cargar y verificar la evidencia del período | Verifica, ordena y archiva | Genera y entrega | No interviene un tercero |
| Auditoría interna | Planifica y ejecuta con auditor designado | Facilita acceso y responde hallazgos | No interviene un tercero |
| Revisión por la dirección | Prepara la entrada y redacta el acta | Revisa, decide y firma | No interviene un tercero |
| Auditoría de certificación | No la realiza | Contrata y recibe la auditoría | La realiza un organismo de certificación independiente |
| Decisión de certificación | No la decide | No la decide | La decide el organismo de certificación |
Las dos últimas filas no son una limitación comercial: separar quien implementa de quien certifica es lo que hace que el certificado valga algo ante un cliente o un pliego.
4 · Lo que apareció
Hallazgos y acciones
EJEMPLO ILUSTRATIVO · DATOS SIMULADOS
- Hallazgo 118No conformidad menorEn curso
Dos proveedores críticos sin evaluación vigente en el período.
Origen: Auditoría interna · proceso de compras
Acción
Reevaluar ambos proveedores y actualizar el criterio de reevaluación.
- Responsable:
- Compras
- Compromiso:
- cierre comprometido para el mes siguiente
- Hallazgo 119ObservaciónCerrado
Registros de capacitación entregados sin firma del participante.
Origen: Revisión mensual · evidencia
Acción
Cambiar el formulario para que la firma sea parte del registro y no un anexo.
- Responsable:
- Recursos humanos
- Compromiso:
- cerrado en el período
- Hallazgo 120No conformidad mayorRequiere decisión
Nueva línea de producción no incluida en el alcance declarado.
Origen: Cambio de contexto declarado
Acción
Ampliar el alcance o excluir formalmente la línea, con impacto en la próxima auditoría.
- Responsable:
- Dirección
- Compromiso:
- requiere decisión de la organización
Ningún hallazgo se cierra porque venció la fecha. Se cierra cuando hay evidencia de que la causa dejó de estar, y esa evidencia entra a la cola del período como cualquier otro registro.
5 · Lo que espera
Decisión requerida
EJEMPLO ILUSTRATIVO · DATOS SIMULADOS
Requiere decisión
Alcance de la nueva línea de producción
La organización incorporó una línea que no figura en el alcance declarado. El sistema no puede seguir operando como si no existiera, y la próxima auditoría la va a mirar.
Ampliar el alcance
Suma procesos, requisitos legales y evidencia. Cambia el tiempo de auditoría.
Excluir formalmente la línea
Queda fuera del sistema y hay que poder explicar la exclusión ante el auditor.
- Decide:
- Dirección de la organización
- Si no se decide:
- El hallazgo queda abierto y pasa al mes siguiente con la misma fecha vencida.
6 · El encadenamiento
Historial de revisiones
EJEMPLO ILUSTRATIVO · DATOS SIMULADOS
| Período | Acciones cerradas | Quedaron abiertas | Nota de la revisión |
|---|---|---|---|
| Mes 2 | 4 | 3 | Primer ciclo completo de evidencia. |
| Mes 3 | 6 | 2 | Se normaliza la carga mensual. |
| Mes 4 | 5 | 4 | Entran los hallazgos de auditoría interna. |
| Mes 5 | 7 | 2 | Cierre de las acciones de compras. |
| Mes 6 | 5 | 3 | Cambio de contexto declarado por la dirección. |
| Mes 7 | 3 | 5 | En curso al momento del ejemplo. |
Un mes con más acciones abiertas que el anterior no es una falla del sistema: casi siempre significa que la auditoría interna encontró lo que tenía que encontrar. El número que importa es cuántas se cierran con evidencia, no cuántas se abren.
7 · El entregable
Paquete mensual para dirección
EJEMPLO ILUSTRATIVO · DATOS SIMULADOS — índice, no informe
Paquete mensual para dirección
Seis secciones fijas. El contenido cambia; el índice no.
1 · Estado del alcance
Qué cubre hoy el sistema, qué cambió en el período y qué quedó fuera con su justificación.
2 · Requisitos y cambios
Requisitos legales y de cliente aplicables, altas y bajas del período.
3 · Hallazgos y acciones
Hallazgos abiertos por clasificación, con responsable y fecha comprometida.
4 · Evidencia del período
Qué registros exigía el sistema, cuáles están y cuáles faltan.
5 · Decisiones requeridas
Lo que necesita decisión de dirección, con opciones y consecuencia de cada una.
6 · Preparación de auditoría
Qué mira la próxima auditoría, qué está listo y qué no. Sin pronóstico de resultado.
La sección 6 no pronostica el resultado de la auditoría. Dice qué va a mirar el auditor y qué está preparado para cuando lo mire; la decisión sigue siendo del organismo de certificación.
Lo que falta acá es su caso
Estas piezas muestran la forma. Qué requisitos caen sobre su alcance, qué evidencia ya tiene y qué falta generar sale del diagnóstico, no de un ejemplo.
ISOadvance implementa y acompaña. No realiza auditorías de certificación ni decide certificaciones.